Devoradores de minutos

Es evidente que tenemos un problema en esta sociedad cuando la mayoría de las personas con las que te encuentras, se acusan de desperdiciar el tiempo e incluso te piden de antemano que les enseñes a organizar su tiempo. Algunas incluso te otorgan poderes sobrenaturales por ser capaces de estirar tus días y llegar a todo lo que te habías planteado.

Es evidente que herramientas para la gestión del tiempo, las puedes encontrar en Internet o incluso en los cientos de libros que abarrotan las estanterías de las librerías y grandes almacenes. Lo que no es mala idea, teniendo en cuenta en las fechas que estamos, que la gente aproveche para regalar libros con herramientas para un mejor desarrollo y no tanta corbata, pañuelo o perfume.

Lo primero que debemos reconocer es que nos cuesta salir de nuestra rutina y que devoramos nuestros minutos con ansiedad. Nos gusta que nos digan cómo hacer las cosas y sin plantearnos si esta es la opción más óptima, nos limitamos a obedecer. Y nunca encontramos tiempo para nada. Además, estamos muy cansados y sobre todo, muy estresados como para averiguar y trabajar por nosotros mismos esas herramientas.

Aun sabiendo que lo que voy a hacer no ayuda a que os desarrolleis, creo que esto es un mal necesario. Os voy a contar los trucos para no perder el tiempo en la oficina y que salgáis antes del trabajo. Además de contaros mis dos trucos personales que espero que os sirvan.

Lo primero que debemos tener claro es que algo no está funcionando si nuestra productividad es de las más bajas de Europa y nuestras jornadas laborales de las más altas. Debemos reeducarnos en nuestras costumbres, mientras la media europea de horas anuales de presencia en el puesto de trabajo es de 1.800, España supera las 1.870. Como digo, algo no está funcionando.

Pero salir antes no lo podemos poner como un objetivo a corto plazo o como un éxito puntual. Debemos ser conscientes de que existen una serie de ‘Ladrones de horas’ a los que debemos hacer frente con tenacidad para que ese “salir temprano” se convierta en algo habitual tras haber realizado con éxito nuestros objetivos diarios. Pero identifiquemos algunos de ellos:

1º No tener claro qué es lo que sí se debe hacer: ¿Qué es exactamente lo que vas a hacer en el día? ¿Sabes diferenciar entre lo urgente y lo importante? ¿Puedes planificarte dejando dos horas del día a imprevistos? ¿Exiges a tus superiores que establezcan hojas de trabajo acotadas en el tiempo? Quizá sea hora de ir haciendo todo esto.

2º No saber decir no: Más vale decir no y llegar siempre hasta donde dices, que decir siempre sí y llegar hasta donde puedes. ¿Qué estás haciendo que no te corresponde? ¿A qué le estás dedicando más tiempo? ¿Conoces la regla de Pareto? Es momento de aprender a estar comprometidos con nuestro tiempo y no cederlo de manera tan irresponsable.

3º La incapacidad para delegar: Enseña, confía y delega. Si aun sigues pensando que si no estás tú, las cosas no salen bien, no es porque tu equipo no valga, sino porque tu rol como líder no funciona. Organizar un equipo de trabajo en el que la presencia o acción de quien lo dirige sea prescindible es un acto de responsabilidad con quienes nos rodean y con nuestro tiempo.

4º La manía por la imperfección innecesaria: No saber simplificar es uno de los mayores derroches de tiempo inútil, por hacer las cosas como nadie te las ha pedido y nadie te las va a apreciar. Aprende a entregar y realizar los encargos de la mejor manera que sepas, pero ajustados a lo que te han solicitado. Traza un plan para desarrollarlo, un esquema de tiempos y síguelos.

5º Falta de planificación escrita y meditada: Este fallo hace que confundamos lo urgente con lo importante. No hacer una lista de tareas y asignar prioridades provocará derroche de esfuerzos y que se diluya el tiempo en tareas ineficaces. Encuentra en Internet los métodos que te ayudarán a realizar esta organización, los resultados son increíbles.

6º Desorganización de los papeles y archivos: Mesa permanentemente invadida por los papeles = a profesional permanentemente ineficaz. Hay personas que se defienden diciendo que tiene un orden para si mismas y que ellas se enteran así. Siento decirte que eso no suele ser verdad. Si dedicas dos minutos a encontrar algo que “sabes que estás por aquí” y esa operación la repites diez o quince veces al día. Habrás perdido media hora de tu tiempo diario. Casi tres horas semanales buscando unos documentos que siguen tu organización.

7º Reuniones demenciales: Cuidado con las reuniones mal dirigidas, ineficaces y que se alargan en el tiempo más de lo acordado, esto es un robo masivo y descarado del tiempo. Las reuniones deben ser claras y concisas. Nunca toleres reuniones de más de treinta minutos (salvo las reuniones creativas o de planificación) las reuniones no son un lugar para encontrarse y enterarse de la rumorología, ni para demostrar con largas exposiciones tu preparación. ¿Quieres hacerlo mejor? Da resultados positivos y sal temprano y verás como rápidamente llamas la atención.

8º El teléfono: El teléfono móvil (y el fijo) es una herramienta para tí, no para que seas su esclavo. Poder conectarse con alguien al instante no significa que debamos estar todo el día conectados a él. Aprende a pedir toda la información en una llamada y evita las llamadas personales o de información poco relacionada con tus objetivos laborales. Eso sí, devuelve las llamada que te han dejado recado.

9º El e-mail: Ver un mensaje y no lanzarse a leerlo incluso a contestarlo,aun siendo intrascendente,es una tentanción irresistible. Fija una hora para leerlos y contestarlos y no estés todo el día pendiente de ellos. Al igual que el móvil, hace años que se han convertido en los grandes enemigos de nuestra productividad, ya que algunas veces ni siquiera abrimos los correos y nos perdemos información importante sólo por el spam que tenemos (¿has dedicado una mañana a borrarte de todos los ficheros comerciales? Cada mail que te envían tiene la opción para que sea el último)

10º No ponerse hora de marcharse a casa: Si no has decidido a qué hora te quieres ir hoy tu mente trabajará más dispersa al no tener una referencia clara. Oblígate a salir a una hora concreta y responsabilízate del trabajo pendiente. Te llevará unos días controlar tu rendimiento, pero en cuanto lo domines serás libre.

Pero si hay unos grandes enemigos de los usos del tiempo hoy en día se llaman, Twitter, Facebook, tuenti…

11º No te quedes enredado en las redes sociales: Conversaciones que no nos llevan a nada. Lecturas compulsivas de blogs. Un desaforado interés en aparecer y contarlo todo a cada momento o el uso de aplicaciones y juegos con un alto índice adictivo. Ordena tu día y dedica a las redes sociales el tiempo justo, ni un minuto menos, pero sobre todo, ni un minuto más.

Espero que os sirva y que no me vuelva a encontrar a nadie diciendo aquello de … “Me es imposible salir antes, siempre pasa algo”.

Pd. Mis dos trucos personales son: Dormir poco (aunque no utilizo despertados y me despierto cuando mi cuerpo quiere) y dedicarme a algo que amo (Una manera increíble de que tu tiempo sea más aprovechado).

¿A quién me recuerdas?